第2回　その作業、本当に必要ですか？

こんにちは。士業RPA BizRobo!協会の田中です。

前回は日々繰り返している仕事の「段取り」について書きました。

今回はもう少し範囲を広げて、
「その作業、本当に必要ですか？」
というところを考えてみたいと思います。

一つの事務所の中でも同じ顧客についてさまざまな情報を扱っています。
顧客名や住所、連絡先、担当者、契約内容、手続きの状況、期限など。
業務ごとに必要な資料や管理表が違えば、それぞれ別のExcelやシステムで管理していることもあるでしょう。

見た目が違うので、普段はそれぞれ別のものとして扱っています。
でも、中に入っているデータを見てみると、
「別のところにも同じ情報を入力している」
ということはありませんか。

例えば、ある担当者が顧客情報を一覧にまとめていて、別の担当者も別の資料を作るために同じ顧客情報を入力している。
資料の形式や目的は違っていても、必要としている元の情報はかなり重なっているかもしれません。

そう考えると、
「同じ情報をそれぞれで作る必要があるのか」
「どちらかで管理している情報を使えないか」
「元になるデータだけでも共通にできないか」
という見方ができます。

元になる情報を共通にできれば、住所や担当者が変わったときなど、あちこちを修正する手間も減らせますし、
それぞれの修正漏れによる情報の食い違いも起こりにくくなります。

また、一つの情報を複数人で扱う場合も全員が同じ項目をそれぞれ入力する必要はありません。
共通する基本情報は一度だけ登録し、それぞれの担当者は自分の業務で必要な情報だけを追加していく。
そんな分担ができれば、同じ情報を何度も入力する作業を減らせるかもしれません。

同じ事務所の中でも、担当している業務が違えば、
「そんな資料を作っていたんですね」
「その情報なら、こちらでも持っています」
ということもあります。
だから、似た仕事をしていそうな人と少し話をしてみるのも、仕事を見直すきっかけになると思います。

ここまでは「同じ情報を何度も作っていないか」という話でした。
もう一歩進めると「そもそもその資料や作業自体が必要なのか」という見方もできます。

そこで考えてみたいのが、
「なぜ、この資料を作っているのか」
「なぜ、この作業を続けているのか」
ということです。

長く続いている仕事の中には、
「以前から作っているから」
「前任者から引き継いだから」
という理由で続いているものもあります。

もちろん、法令上必要なもの、確認や記録のために残す必要があるもの、あえて複数人で確認しているものまで減らす必要はありません。

ただ、
「誰が使っているのか」
「何のために必要なのか」
「今も同じ形で作る必要があるのか」
を一度確認してみることはできると思います。

業務効率化というと、今やっている仕事を少しでも早く終わらせる方法を考えがちです。
でも、
「同じ情報を何度も作らない」
「他にあるものを使う」
「必要のなくなった作業はやめる」
これも仕事を効率化する方法の一つです。

自分の周りを少し見渡して、
「これと同じようなもの、他の人も作っていないだろうか？」
と考えてみる。
そこから見つかる改善もあるのではないでしょうか。


次回は、ここまで見直してきた内容を踏まえて、
「誰でも同じように進められる仕事へ」
という視点で考えてみたいと思います。