第1回　仕事の「段取り」を見直してみませんか？

こんにちは。RPAエンジニアの田中です。
前回は「認知負債」について書かせていただきましたが、そういえば自己紹介もしないまま書き始めてしまいました。
今後ともどうぞよろしくお願いします。

今回は「業務効率化」について少し考えてみたいと思います。
が、書き始めると一度では収まりそうになかったので、
「仕事の段取り」
「その作業は本当に必要か」
「誰でも同じように進められる仕事」
という3回に分けてみることにしました。
少し長くなりますが、お付き合いいただければと思います。

さて、夕食に何品か作るとき皆さんはどんな順番で作るでしょうか。

私は料理をするとき、同じような作業はなるべくまとめてしまいます。
（とはいえ、作るのは晩酌のおつまみ程度ですが…）
「材料を先に切る」
「同じ材料を使うものは、一緒に下ごしらえする」
「煮込み時間の長いものは先に火にかけ、その間に別の料理を進める」
料理では、こうした「段取り」を特に意識せずやっていることも多いのではないでしょうか。

仕事も少し似ている気がします。
もちろん、急ぎの依頼や期限の迫った仕事なら優先順位の高いものから対応する必要があります。
今回考えたいのは、そうした仕事ではなく、毎日、毎週、毎月のように繰り返している仕事です。

例えば、何件かの申請について、
「確認する → 入力する → 保存する → 連絡する」
という作業を、1件ずつ最後まで終わらせてから次に進んでいるとします。

でも、仕事の内容によっては、
「最初にまとめて確認する」
「次にまとめて入力する」
「最後にまとめて連絡する」
とした方が、作業の段取りが良くなるかも知れませんし、頭の切り替えも少なくなります。
料理で同じ材料を使うたびに包丁やまな板を出し直すのではなく、必要な分をまとめて切っておくような感覚です。

もう一つ私が普段意識していることがあります。

それは自分だけで判断して終わらせられる仕事より、誰かへの問い合わせや確認が必要なものを先に動かしておくことです。
こちらから問い合わせをしても、相手がいつ返事をくれるかは分かりません。
それなら先に問い合わせをしておいて、返事を待っている間に自分だけで進められる仕事をする。
煮込み料理を先に火にかけておいて、その間に別の料理を作るのと似ています。

どれも特別なことではありません。

でも、日々繰り返している仕事ほど「いつものやり方」ができあがっていて、その順番や進め方について改めて考えることは意外と少ないように思います。
業務効率化というと、何か新しいことを始めなければならないように感じるかもしれません。

でも、
「仕事の順番を変える」
「同じ作業をまとめる」
「待ち時間の使い方を変える」
そんな小さな見直しだけで、仕事の流れがスムーズになることがあります。

普段繰り返している仕事を一つ思い浮かべて、
「この段取り、今のままが一番やりやすいだろうか」
と、少しだけ眺め直してみる。
それだけでも何か気づくことがあるかもしれません。

まずは今ある仕事を少しだけ立ち止まって眺めてみる。
業務効率化の第一歩は、そんな身近なところから始まる気がします。


次回はもう一歩進んで、
「その作業、本当に必要ですか？」
というところから考えてみたいと思います。