第3回　誰でも同じように進められる仕事へ

こんにちは。士業RPA BizRobo!協会の田中です。

第1回では仕事の「段取り」を見直し、第2回では「その作業は本当に必要か」という視点で考えてきました。

今回は、ここまで見直してきた内容を踏まえて、
「誰でも同じように進められる仕事へ」
というところを考えてみたいと思います。

同じ仕事をしていて、使う情報も、最終的に出したい結果も同じ。
それなのに、担当する人によって進め方が違うことはありませんか。

例えば、
「Aさんは最初に一覧表を確認する」
「Bさんはメールを確認してから一覧表を開く」
「Cさんは自分で作ったメモを見ながら進める」
どの方法でも正しい結果が出ているなら、それぞれのやり方が間違っているわけではありません。

ただ、やり方が人によって違うと、担当者が休んだときや、途中から引き継ぐ場合など、
「どこから始めればいいのか」
「何を確認すればいいのか」
「どこまで終われば完了なのか」
が分かりにくくなります。

そこで、それぞれのやり方を一度並べてみて、
「分かりやすい方法はどれか」
「無駄な作業はないか」
「間違いにくい進め方はどれか」
を考え、共通の手順にまとめてみます。

手順が一本化できれば、マニュアルにも落とし込みやすくなります。
そして、誰が担当しても同じ手順で仕事を進められるようになります。

これが「標準化」の一つの考え方です。

ただ、仕事には単純な手順だけでは進められないものもあります。

例えば、
「金額が大きければ確認する」
「内容によっては上司に相談する」
といった、担当者の判断が入る仕事です。

こうした場合も、
「どのくらいの金額なら確認しているのか」
「どんな条件なら相談しているのか」
を聞いてみると、実は一定の基準で判断していることがあります。
「10万円以上なら確認する」
「この条件に当てはまれば上司へ確認する」
というように判断の境目を明確にできれば、そこまでを共通の手順にすることもできます。

もちろん、すべての判断をルールにできるわけではありません。
顧問先ごとの事情やこれまでの経緯、専門家としての判断など、人だからこそ判断できる部分も残ります。

だからこそ、
「決められるところは決める」
「人にしか判断できないところは人が判断する」
という役割分担が大切だと思います。

単純な確認や判断を標準化できれば、人は本当に考える必要がある仕事に時間を使えるようになります。
そして、手順や判断基準がそろってくると、RPAなどのツールで自動化できる部分も見つけやすくなります。
もちろん、無理に自動化する必要はありません。
まずは誰でも同じように進められる形をつくり、そのうえで必要に応じて、自動化できるところがないかを検討すればよいと思います。

実際には、この「仕事を整理するところ」が一番難しいこともあります。
普段やっている仕事ほど、自分たちにとっては当たり前になっていて、どこを見直せばよいのか気づきにくいからです。
私自身もRPAなどのツール導入や開発だけではなく、その前段階である「今の仕事を整理するところ」からお手伝いすることがあります。

段取りを見直す。
その作業が本当に必要なのかを考える。
そして、誰でも同じように進められる形にする。
こんなひとつひとつの小さな見直しが、きっと「業務効率化」へ繋がると思います。

これまでの3回にわたる記事が、普段の仕事の進め方を少し見直してみるきっかけになれば幸いです。
長くなりましたが、最後までお付き合いいただきありがとうございました。